Table of Contents

Bylaws

The club bylaws constitute the foundational framework governing the club's operations. These rules are established to define the club’s purpose, outline conflict resolution procedures, and specify the course of action in the event of the club's dissolution. As these bylaws are fundamental to the club’s structure, they are rarely amended.

To accommodate our international members, the bylaws are available in both English and Danish. However, only the Danish version holds official legal validity as approved by the club.

Bylaws for the Department of Wood and Metal

§1.
The association’s name is the Department of Wood and Metal, abbreviated as ATM.
Section 1: The association is affiliated with the Polytechnical Association and must adhere to the standard rules established by PF’s general council.
Section 2: The association is based at DTU in Lyngby-Tårbæk Municipality.

§2.
The purpose of the association is to provide facilities for members, including rooms, machines, and tools, for various hobby and study projects primarily in wood and metal. The association is a place where members' ideas and projects take shape in a supportive social environment, where members can assist and learn from one another.

§3.
Primarily, members admitted to the association are students at the Technical University of Denmark, DTU.
Section 1: Former DTU students and staff of PF and DTU may also apply for membership.
Section 2: Individuals who do not fall into these categories can apply to the club's board for membership.
Section 3: Members must be at least 18 years old.

§4.
The general meeting is the highest authority in the association. All members with valid memberships have the right to speak and vote at the general meeting.
Section 1: Members in arrears with dues do not have voting rights.
Section 2: A vote at a general meeting requires personal attendance.
Section 3: PF’s procedural rules apply at the general meeting unless otherwise adopted.

§5.
An annual general meeting is held each year between March 1 and May 1, with notice given in writing and by posting, including the agenda, at least 14 days in advance.
Section 1: The agenda for the annual general meeting must at least include the following items:

  Election of chairperson.
  Report from the outgoing chairperson.
  Presentation of accounts by the outgoing treasurer.
  Election of chairperson.
  Election of the remaining board members.
  Election of two auditors.
  Proposals received.
  Miscellaneous.

Section 2: The board constitutes itself and elects the treasurer. The treasurer’s name must be included in the minutes of the board meeting.
Section 3: Amendments to the bylaws must be a special item on the agenda. Proposals under item 7 must be submitted to the board no later than 7 days before the annual general meeting.
Section 4: The annual general meeting is quorate if 10% of members, but at least 7 members, are present. If the annual general meeting is not quorate, the board must convene an extraordinary general meeting with the same agenda within 14 days of the annual general meeting. This meeting is quorate regardless of the number of attendees.
Section 5: Auditors must not be board members.

§6.
An extraordinary general meeting, including the agenda, must be convened in writing with at least 14 days' notice when deemed necessary by the board or when at least one-third of members request it. An extraordinary general meeting must not be held outside DTU's 13-week teaching period.

§7.
The board consists of the chairperson, the treasurer, and at least 2 and no more than 6 other members.
Section 1: Board meetings are quorate if half of the board members are present. Notice of board meetings must be given at least 5 days in advance.

§8.
Section 1: The chairperson is the external representative and is responsible to the Polytechnical Association.
Section 2: The chairperson is elected separately at the general meeting and should, as far as possible, have been a board member for at least one term.
Section 3: The chairperson should, as far as possible, be a student at DTU. This means that if there are students running for the chairperson position, preference is given to students who have been a board member for at least one term.
Section 4: If an urgent issue arises related to the association, its members, or other related matters, the chairperson may make a temporary decision while calling a board meeting to resolve the issue.

§9.
The treasurer must have been a member of the association for at least one year.
Section 1: The financial year runs from July 1 to June 30.
Section 2: The treasurer is responsible for the association’s accounts.
Section 3: The treasurer collects membership fees and other common revenues, covers the association’s common expenses, and makes advance payments.
Section 4: The treasurer ensures that the association’s funds are securely stored and managed.
Section 5: The treasurer prepares the association’s accounts, which are submitted to the board for approval.
Section 6: The treasurer has signature authority for the association’s bank accounts.
Section 7: The board may grant other board members independent signature authority or access to view the association’s bank accounts.

§10.
The membership list is maintained by a board-appointed member.
Section 1: The membership manager collects fees from members.
Section 2: The membership fee is set by the board.

§11.
A list of board members, including their responsibilities, must be posted in the association's premises.

§12.
The association's accounts, annual report with an outline of activity levels, membership list, and general meeting minutes must be submitted to PF annually.

§13.
Minutes from the association’s regular and any extraordinary general meetings must be sent to PF.

§14.
Section 1: The board may expel members from the association if they violate the bylaws, rules of conduct, the board's instructions, general safety regulations, or Danish law.
Section 2: A member who is more than a month overdue in paying dues is automatically expelled. To rejoin, the member must settle their outstanding debt.
Section 3: An expelled member may appeal the board's decision at the next general meeting.
Section 4: Suspension from the S-House, issued by the S-House management, results in suspension from the association according to the S-House management’s decision.

§15.
Amendments to the bylaws require approval by two-thirds of the members present at the general meeting and the board of PF.
Section 1: The board may establish rules of conduct without convening a general meeting, provided they do not conflict with the bylaws.

§16.
Only the chairperson and treasurer are authorized to manage the association’s finances for daily operations. If the authorization is delegated, they remain responsible.

§17.
The rules of the S-House must be followed by all members of the association.

§18.
The association may not operate as a commercial enterprise.

§19.
Members are required to be familiar with the association's bylaws and rules of conduct.

§20.
The access card used to enter the association’s premises is strictly personal and must not be loaned to others. Lost access cards must be reported to the board.

§21.
Members may bring up to 2 guests to assist with work.
Section 1: Guests may not work independently or use the association's machines.

§22.
Upon dissolution of the association, materials and equipment paid for by the Polytechnical Association will be transferred to PF. The chairperson is responsible for the items entrusted by PF and for their return, if applicable.

Adopted at the association’s extraordinary general meeting on 10/8/2020.

Vedtægter for Afdelingen for Træ og Metal

§1.
Foreningens navn er Afdelingen for Træ og Metal, forkortet ATM.
Stk. 1. Foreningen er tilknyttet Polyteknisk Forening og skal opfylde de standardregler, der er vedtaget af PF’s fællesråd.
Stk. 2. Foreningen er hjemhørende på DTU i Lyngby Tårbæk Kommune.

§2.
Foreningens formål er at stille faciliteter til rådighed for medlemmerne i form af bl.a. lokaler, maskiner og værktøj til at udføre forskellige former for hobby- og studie projekter primært i træ og metal. Foreningen er et sted hvor medlemmernes ideer og projekter tager form og bliver skabt, i et godt socialt miljø, hvor man kan hjælpe og lære af hinanden.

§3
I foreningen optages primært medlemmer der er studerende på Danmarks Tekniske Universitet, DTU.
Stk. 1. Tidligere studerende ved DTU, samt ansatte ved PF og DTU kan også søge om medlemskab.
Stk. 2. Personer, der falder uden for disse kategorier, kan ansøge klubbens bestyrelse om medlemskab.
Stk. 3. Medlemmer skal være mindst 18 år.

§4
Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed. Alle medlemmer med gyldigt medlemskab har stemme- og taleret ved generalforsamlingen.
Stk. 1. Medlemmer i kontingentrestance har ikke stemmeret.
Stk. 2. For at afgive stemme på en generalforsamling kræves personlig tilstedeværelse.
Stk. 3. PF’s procedureregler benyttes ved generalforsamlingen, hvis andet ikke vedtages.

§ 5.
Hvert år i tidsrummet fra den 1. marts til den 1. maj afholdes ordinær generalforsamling, der med angivelse af dagsorden skal indkaldes skriftligt, samt ved opslag, med mindst 14 dages varsel.
Stk. 1. Den ordinære generalforsamlings dagsorden skal mindst indeholde følgende punkter.

  Valg af dirigent.
  Den afgående formands beretning.
  Den afgående kasserers forelæggelse af regnskab.
  Valg af formand.
  Valg af øvrige bestyrelse.
  Valg af to revisorer.
  Indkomne forslag.
  Eventuelt.

Stk. 2. Bestyrelsen konstituerer sig selv og vælger kassereren. Kasserers navn skal fremgå af referatet for bestyrelsesmødet.
Stk. 3. Vedtægtsændringer skal være et særligt punkt på dagsordenen. Forslag under pkt. 7 skal være fremsendt til bestyrelsen senest 7 dage før den ordinære generalforsamling.
Stk. 4. Den ordinære generalforsamling er beslutningsdygtig, såfremt 10%, dog mindst 7 af medlemmerne, er til stede. Er den ordinære generalforsamling ikke beslutningsdygtig, skal bestyrelsen, inden 14 dage efter afholdelsen af ordinær generalforsamling, indkalde til ekstraordinær generalforsamling med uforandret dagsorden. Denne generalforsamling er beslutningsdygtig uanset antallet af fremmødte.
Stk. 5. Revisorerne må ikke være medlem af bestyrelsen.

§6
Ekstraordinær generalforsamling skal med angivelse af dagsorden indkaldes skriftligt med mindst 14 dages varsel, når bestyrelsen finder det nødvendigt, eller når mindst 1/3 af medlemmerne ønsker det. En ekstraordinær generalforsamling må ikke afholdes uden for DTU-undervisningens 13-ugers periode.

§7
Bestyrelsen består af formanden, kassereren og derudover mindst 2 og højst 6 andre medlemmer.
Stk. 1. Bestyrelsesmøder er beslutningsdygtige, såfremt halvdelen af bestyrelsen er til stede. For at bestyrelsesmøder er gældende, skal der indkaldes med mindst 5 dages varsel.

§8
Stk. 1. Formanden tegner udadtil og er ansvarlig i forhold til Polyteknisk Forening.
Stk. 2. Formanden vælges separat på generalforsamlingen og skal så vidt muligt have været medlem af foreningens bestyrelse i mindst 1 periode.
Stk. 3. Formanden skal så vidt muligt være en studerende ved DTU. Herved forstås, at studerende, der har været medlem af klubbens bestyrelse i mindst 1 periode, har fortrinsret til formandsposten således, at såfremt der måtte opstille studerende til et formandsvalg, skal en af de studerende vælges som formand, hvis denne har været medlem af klubbens bestyrelse i mindst 1 periode.
Stk. 4. Skulle der opstå et akut problem i forbindelse med foreningen, dens medlemmer eller andet relateret til foreningen, kan formanden tage en midlertidig beslutning ved samtidig indkaldelse til bestyrelsesmøde, hvor problemet skal afklares.

§9
Kassereren skal have været medlem af foreningen i mindst 1 år.
Stk. 1. Regnskabsåret er fra 1. juli til 30. Juni.
Stk. 2. Foreningens regnskab føres af kassereren.
Stk. 3. Kassereren modtager kontingentindtægter og andre fælles indtægter, afholder heraf foreningens fælles udgifter og udbetaler acontobeløb.
Stk. 4. Kassereren drager omsorg for, at foreningens midler anbringes og opbevares på ansvarlig vis.
Stk. 5. Kassereren udarbejder, foreningens regnskab, som forelægges bestyrelsen til godkendelse.
Stk. 6. Kassereren har tegningsret overfor foreningens bankforbindelse.
Stk. 7. Bestyrelsen kan vedtage at andre bestyrelsesmedlemmer også selvstændigt har tegningsret over for foreningens bankforbindelse eller adgang til at se foreningens bankkonti.

§10
Foreningens medlemsliste føres af et medlem af bestyrelsen udpeget af bestyrelsen.
Stk. 1. Medlemslisteføreren opkræver kontingent fra medlemmerne.
Stk. 2. Foreningens kontingent fastlægges af bestyrelsen.

§ 11
Navneliste over bestyrelsen skal være opslået i foreningens lokale med angivelse af ansvarsområder.

§ 12
Foreningens regnskab, årsberetning med redegørelse af aktivitetsniveau, medlemsliste og referat(er) fra generalforsamlinger skal hvert år fremsendes til PF.

§ 13
Referater af foreningens ordinære og eventuelt ekstraordinære generalforsamling(er) skal fremsendes til PF.

§ 14
Stk. 1. Bestyrelsen kan ekskludere medlemmer fra foreningen, såfremt vedtægter, ordensreglementet, bestyrelsens anvisninger, almindelige sikkerhedsregler eller dansk lov overtrædes.
Stk. 2. Et medlem i kontingentrestance ud over en måned ekskluderes automatisk. Den, der slettes på gæld alene, må for igen at blive medlem betale sin gæld.
Stk. 3. Et ekskluderet medlem kan ved førstkommende generalforsamling anke bestyrelsens beslutning.
Stk. 4. Karantæne fra S-huset, udstedt af S-husledelsen, medfører, at medlemmet suspenderes fra foreningen i henhold til beslutningen taget af S-hus-ledelsen.

§15
Ændringer af vedtægter kræver 2/3 af de ved generalforsamlingen fremmødte stemmer, samt PF’s bestyrelses godkendelse.
Stk. 1. Ordensregler kan foreningens bestyrelse fastsætte uden at indkalde til generalforsamling. Disse regler må ikke være i modstrid med vedtægterne.

§16
Kun foreningens formand og kasserer er bemyndiget til at administrere foreningens økonomi i den daglige drift. Overdrages bemyndigelsen til andre, er de stadig ansvarlige.

§17
S-huset’s regler skal følges af alle foreningens medlemmer.

§ 18
Foreningen må ikke være basis for drift af forretning.

§ 19
Foreningens medlemmerne har pligt til at kende vedtægter og ordensreglementet for foreningen.

§ 20
Adgangskortet der bruges til adgang til foreningens lokaler, er strengt personligt og må ikke udlånes til andre. I tilfælde af adgangskortet bortkomst skal dette meddeles til foreningens bestyrelse.

§ 21
Medlemmer må medbringe op til 2 gæster til at hjælpe med arbejdet. Stk. 1. Gæster må ikke arbejde selvstændigt eller bruge foreningens maskiner.

§ 22
Ved foreningens ophør overdrages materialer og inventar til PF, såfremt det er betalt af Polyteknisk Forening. Foreningens formand er ansvarlig for det af PF overdragne materiel, samt for en eventuel tilbagelevering.

Vedtaget på foreningens extraordinære generalforsamling d. 8/10-2020.